Prozesse digitalisieren: Web-Apps für KMU

Kommt Ihnen das bekannt vor?

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Doppelte Erfassung.
Dieselben Daten werden erst auf Papier oder per E-Mail aufgenommen und dann noch einmal ins System getippt.
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Wissen in einem Kopf.
Einen wichtigen Ablauf beherrscht nur eine Person. Ist sie krank oder im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen.
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Viele Kanäle
Anfragen, Anmeldungen oder Bewerbungen kommen per Telefon, E-Mail, Post und Zuruf und werden von Hand sortiert.
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Die Excel-Liste.
Drei Personen pflegen sie parallel, und niemand weiß sicher, welche Version die aktuelle ist.
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Zu klein für ein Projekt, zu groß für nebenbei.
Ihre IT hat Wichtigeres auf dem Tisch, also bleibt das Thema seit Jahren auf der Liste.
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Mehr Arbeit, nicht mehr Leute.
Sie finden kein zusätzliches Personal, und die Verwaltungsarbeit wächst trotzdem.

Wenn Sie bei zwei Punkten genickt haben, lohnt sich ein Gespräch.

Erstgespräch vereinbaren

Warum es häufig stockt

Selten fehlt der Wille. Meist fehlt die Zeit, die Zuständigkeit ist unklar, oder das Vorhaben wurde von Anfang an zu groß gedacht: „Wir digitalisieren jetzt alles“ endet erfahrungsgemäß in einem Konzeptpapier.

Dazu kommt eine Sorge, die man ernst nehmen sollte. Wer seit Jahren einen Ablauf verantwortet, fragt sich, was die Veränderung für den eigenen Arbeitsplatz bedeutet. Diese Frage verschwindet nicht, indem man sie übergeht.

Deshalb fange ich klein an: mit einem einzelnen Ablauf, der Ihre Mitarbeiter spürbar entlastet. Wer erlebt, dass die lästigste Aufgabe der Woche wegfällt, sieht den nächsten Schritt mit anderen Augen. Was Sie mit der gewonnenen Zeit anfangen, entscheiden Sie. In den meisten Betrieben wartet genug Arbeit, die bisher liegen geblieben ist.

Typische Beispiele

Einmal erfassen statt dreimal abtippen

Heute: Eine Anfrage kommt per E-Mail oder auf Papier. Jemand tippt die Angaben ins erste System, später ins zweite und noch einmal in eine Liste. Jeder Schritt kostet Zeit, und bei jedem entstehen Fehler.

Danach: Die Daten werden einmal eingegeben, am besten gleich von dem, der sie kennt: dem Kunden, dem Bewerber, dem Mitarbeiter. Von dort stehen sie allen zur Verfügung, die sie brauchen.

Finden statt suchen

Heute: Die aktuelle Preisliste, die Arbeitsanweisung, der Ansprechpartner beim Lieferanten: Irgendwo liegt es, im Postfach, auf dem Netzlaufwerk oder im Kopf der Kollegin, die heute nicht da ist.

Danach: Ein zentraler Ort mit Suchfunktion, in dem steht, was Ihr Team täglich braucht. Gepflegt von denen, die es wissen, auffindbar für alle, die es brauchen.

Eine Anwendung statt der Excel-Liste

Heute: Die Liste wird von drei Personen gepflegt, es gibt mehrere Kopien, und niemand weiß sicher, welche stimmt. Wer sie angelegt hat, ist der Einzige, der sie wirklich versteht.

Danach: Eine kleine Webanwendung mit einem einzigen Datenstand, klaren Zugriffsrechten und Eingabefeldern, die Fehler verhindern. Jeder sieht dasselbe, und jede Änderung ist nachvollziehbar.

Dokumentation, die nebenbei entsteht

Heute: Protokolle, Checklisten und Nachweise werden von Hand ausgefüllt, abgeheftet und bei Bedarf mühsam zusammengesucht. Die Dokumentation ist eine eigene Aufgabe nach der eigentlichen Arbeit.

Danach: Wer einen Schritt erledigt, hakt ihn digital ab. Zeitpunkt und Bearbeiter werden automatisch festgehalten, und der Nachweis ist auf Knopfdruck da, wenn ihn jemand verlangt.

In drei Schritten
zum ersten Ergebnis

Mein Credo: Ich verkaufe keine Zeit, sondern zuverlässige Lösungen.

Gespräch

In 30 bis 60 Minuten suchen wir den einen Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Sie müssen nichts vorbereiten. Es genügt, wenn Sie mir zeigen, wie es heute läuft.

Angebot

Sie erhalten ein Angebot mit festem Preis und klar beschriebenem Ergebnis. Korrekturen in angemessenem Umfang sind enthalten. Sie wissen vorher, was es kostet.

Umsetzung

Ich baue eine schlanke Webanwendung, die genau diesen einen Ablauf abbildet. Sie läuft im Browser, auf Ihrem eigenen Webspace, und Ihre Mitarbeiter können sie ohne Schulungstag bedienen.

Ihr Partner für digitale Prozesslösungen

Ein Ansprechpartner statt Projektteam

Erstgespräch vereinbaren

Ich arbeite bewusst allein. Ihr Ansprechpartner ist derselbe Mensch, der Ihre Anwendung plant, gestaltet und programmiert. Was Sie mir erklären, muss niemand an einen Kollegen weitergeben, und Sie bezahlen keine internen Abstimmungen zwischen Vertrieb, Projektleitung und Entwicklung. Bleibt eine berechtigte Frage: Was passiert, wenn ich einmal nicht mehr zur Verfügung stehe, etwa durch Krankheit? Für diesen Fall sorge ich von Anfang an vor. Jede Anwendung ist so gebaut und dokumentiert, dass ein anderer Entwickler sie sofort übernehmen kann.

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Die Anwendung läuft bei Ihnen. Auf Ihrem Webspace, unter Ihrem Hosting-Vertrag, nicht auf meinem Server.
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Der Quellcode liegt bei Ihnen. Er wird auf Ihrem Server installiert. Sie dürfen ihn selbst ändern oder von jemand anderem ändern lassen.
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Verbreitete Standardtechnik. Keine exotischen Abhängigkeiten. Jeder Webentwickler kann die Anwendung übernehmen.
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Dokumentation gehört dazu. Sie erhalten eine umfassende Dokumentation als Teil der Lieferung.
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Dauerhaftes Nutzungsrecht. Nach Bezahlung nutzen Sie die Anwendung zeitlich unbegrenzt, ohne laufende Lizenzgebühr.

Was Sie von mir erwarten können

Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Die Anwendung und ihre Daten liegen auf Ihrem Webspace. Kein Plattform-Anbieter, kein Konto bei einem Dritten, kein Abo, das Sie kündigen müssten.

Ergänzung zu Ihrer IT, keine Konkurrenz.
Ihre IT-Abteilung oder Ihr IT-Dienstleister kümmert sich weiter um Infrastruktur, Netzwerk und Sicherheit. Ich baue das eine Werkzeug, für das dort die Zeit fehlt, und stimme mich gern mit den Verantwortlichen ab.

Eine ehrliche Einschätzung.
Wenn sich ein Ablauf nicht lohnt, wenn eine fertige Standardsoftware besser passt oder wenn das Vorhaben für mich eine Nummer zu groß ist, sage ich Ihnen das im ersten Gespräch.

Erfahrung mit sensiblen Daten.
Ich arbeite seit vielen Jahren für Praxen und Organisationen im Gesundheitswesen. Datenschutz ist dort keine Fußnote, sondern Voraussetzung. Davon profitieren auch Ihre Personal- und Kundendaten.

Häufige Fragen

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Müssen wir dafür unsere bestehende Software ersetzen? Nein. Die Anwendung ergänzt, was Sie haben, und schließt eine Lücke daneben. Ob und wie sie Daten mit Ihrer vorhandenen Software austauschen kann, hängt von deren Schnittstellen ab. Das kläre ich, bevor ich ein Angebot schreibe.
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Sind Sie für ein Unternehmen unserer Größe der Richtige? Für einzelne, klar abgegrenzte Abläufe: ja, unabhängig davon, ob Sie fünf oder fünfhundert Mitarbeiter haben. Für die Einführung eines unternehmensweiten Systems über viele Standorte bin ich nicht der richtige Partner.
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Was ist mit dem Datenschutz? Die Daten liegen auf Ihrem Webspace bei Ihrem Hosting-Anbieter. Ich binde keine externen Dienste ein, die Daten ungefragt weitergeben. Wo ich für Sie personenbezogene Daten verarbeite, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
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Unsere Mitarbeiter sind skeptisch. Was dann? Dann sprechen wir zuerst mit ihnen. Wer den Ablauf täglich erledigt, weiß am besten, wo er hakt. Eine Anwendung, an der die späteren Nutzer mitgewirkt haben, wird auch benutzt.
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Ist das KI? Nicht zwingend. Viele Abläufe werden schon durch ein gutes Formular und eine saubere Datenhaltung deutlich schneller. KI setze ich dort ein, wo sie nachweislich hilft, und nicht, weil es gerade jeder tut.
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Was kostet das? Das hängt vom Ablauf ab. Sie erhalten nach dem Gespräch einen Festpreis.
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Wie erreichbar sind Sie nach der Umsetzung? Zu meinen Geschäftszeiten, per E-Mail oder Telefon. Einen Notdienst rund um die Uhr biete ich nicht an. Einen Wartungsvertrag brauchen Sie nicht: Änderungen und Erweiterungen erledige ich auf Anfrage und rechne sie nach tatsächlichem Aufwand ab.

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