Häufig gestellte Fragen
/ Was genau wird über einen Patienten gespeichert?
So wenig wie möglich. In der voreingestellten Variante nur Name, Geburtsjahr und die gewünschte Leistung – keine Telefonnummer, keine E-Mail-Adresse. Wer zurückgerufen werden möchte, hinterlässt genau einen Kontaktweg nach eigener Wahl. Angaben zu Beschwerden werden ausdrücklich nicht abgefragt.
/ Der Wunsch nach einer bestimmten Leistung ist doch ein Gesundheitsdatum?
Ja, und genau so wird er behandelt. Vor dem Absenden holt das Formular eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein, jederzeit widerrufbar. Der Inhalt liegt AES-256-verschlüsselt in einer Datenbank außerhalb des öffentlich erreichbaren Verzeichnisses.
/ Stehen Patientendaten dann in Ihren E-Mails?
Nein. Die Benachrichtigung an die Praxis enthält nur eine Ticketnummer und den Eingangszeitpunkt – weder Namen noch die gewünschte Leistung. Beides sehen Sie erst nach Anmeldung im Backend.
/ Wie lange bleiben Anfragen liegen?
Voreingestellt 14 Tage, dann werden sie automatisch und unwiderruflich gelöscht. Sie übernehmen vorher, was in die Patientenakte gehört. So wächst neben Ihrer Dokumentation keine zweite Sammlung heran, die irgendwann niemand mehr im Blick hat.
/ Brauchen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, und den bekommen Sie von mir. Da ich für Wartung und Aktualisierungen technischen Zugang zu Ihrer Installation habe, bin ich Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
/ Was müssen wir selbst tun?
Drei Dinge: Ihre Datenschutzhinweise um diese Verarbeitung ergänzen, den Eintrag in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen und die Löschfrist festlegen.
/ Liegen die Daten in einer Cloud?
Nein. Es gibt keinen zentralen Dienst, bei dem Praxen zusammengefasst wären. Jede Praxis bekommt eine eigene Installation auf ihrem eigenen Webspace mit ihrer eigenen Datenbank. Kein Zugriff quer über Praxen hinweg.
/ Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Für Sie überschaubar. Ich installiere, richte Farben, Schrift und Logo nach Ihrem Praxisauftritt ein und spiele einen Startkatalog mit rund 55 Leistungen ein. Ihr Aufwand beginnt erst danach – beim Durchsehen.
/ Müssen wir mit allem gleichzeitig starten?
Besser nicht. Fangen Sie mit fünf bis zehn Leistungen an, die Sie ohnehin schon erbringen und bei denen die Aufklärung sitzt. Alles Weitere schalten Sie frei, wenn die Abläufe stehen.
/ Braucht das eigene Hardware oder einen Server?
Ein handelsüblicher Webspace mit PHP und SQLite genügt, wie er bei praktisch jedem Hosting-Paket dabei ist. Für den Wartebereich reicht ein beliebiges Tablet, für das Wartezimmer ein Bildschirm mit Browser. Wenn Sie noch keinen Webspace haben, richte ich einen ein.
/ Wer schult das Team?
Ich, in einer knappen Stunde vor Ort oder am Bildschirm. Das Backend hat fünf Reiter; wer eine E-Mail schreiben kann, kommt damit zurecht.
/ Was passiert, wenn wir später wieder aufhören wollen?
Dann löschen Sie den Ordner. Die Installation liegt auf Ihrem Webspace, die Daten gehören Ihnen, es gibt keine Laufzeit und keine Cloud, aus der Sie herausmüssten.
/ Ist das nicht ein zweites System neben dem PVS?
Doch, und das ist Absicht. Eine Anbindung ans PVS würde eine Schnittstelle erfordern, Patientendaten in beide Richtungen bewegen und Sie an einen Softwarestand binden. Für ein Informationswerkzeug ist das unverhältnismäßig – und der Aufwand für Zulassung und Wartung landet am Ende bei Ihnen.
/ Entsteht dadurch nicht eine zweite Patientendatei?
Nein, und darauf ist das System ausdrücklich ausgelegt. Es enthält keine Diagnosen, keine Befunde, keine Behandlungsdokumentation – nur den Hinweis, dass jemand über eine Leistung sprechen möchte. Dieser Hinweis verschwindet nach der eingestellten Frist wieder. Die Akte bleibt dort, wo sie hingehört.
/ Müssen wir Daten doppelt pflegen?
Nein. Die Leistungsbeschreibungen haben mit Ihren Patientendaten nichts zu tun, und Termine werden hier nicht vergeben. Doppelt gepflegt wird nichts, weil sich die beiden Systeme inhaltlich nicht überschneiden.
/ Wie kommt eine Anfrage in unseren Ablauf?
Per E-Mail-Benachrichtigung. Eine Mitarbeiterin öffnet das Backend, sieht die Anfrage, spricht den Patienten beim nächsten Termin an oder ruft zurück, und vermerkt das Ergebnis wie gewohnt in der Akte. Danach wird die Anfrage als erledigt markiert.
/ Und die Abrechnung?
Bleibt vollständig bei Ihnen. IGeL-Info erzeugt keine Rechnung und kennt keine GOÄ-Ziffern. Es liefert Ihnen das ausgefüllte Informations- und Kostenblatt für die Aufklärung – abgerechnet wird wie immer über Ihr PVS.
/ Kollidiert das mit unserer Telematik-Infrastruktur?
Nein, es berührt sie nicht. Die Anwendung läuft webbasiert auf Ihrem Webspace und hat mit dem Konnektor, dem Praxisnetz und der TI nichts zu tun. Sie brauchen dafür weder eine Freigabe noch eine Änderung an Ihrer Praxis-IT.